Quelle est la quantité idéale de marchandises à stocker ?

Beaucoup d'entreprises décident des quantités à stocker sur une base subjective, en se basant sur leur intuition et leur expérience. Le fameux "on dirait qu'on en a besoin de 500". En réalité, les questions que nous devrions examiner objectivement avant de faire certains choix sont nombreuses et toutes très importantes.

Cependant, certains facteurs sont souvent sous-estimés, tels que :

Les caractéristiques spécifiques d'un article.
La demande prévue et le prix futur possible.
Capacité de réapprovisionnement, c'est-à-dire disponibilité du produit et délais de livraison.

De plus, peut-être par paresse ou par manque de temps, nous avons tendance à vouloir passer d'énormes commandes et à ignorer deux facteurs importants de la gestion de l'entreprise :

Les coûts (et le rendement) du maintien ou de l'épuisement des stocks ;
Les objectifs spécifiques pour lesquels une quantité particulière de stock est maintenue.

Parmi les coûts de maintien des stocks, nous en avons identifié 5 :

1. Coût de l'achat/de la production

Il s'agit du montant payé au fournisseur ou du montant à supporter en tant que coût total de production. Cela ne représente un véritable coût de gestion des stocks que si le prix payé au fournisseur (ou le coût de fabrication) varie pour chaque achat/lot de production (dans la pratique, il est généralement possible d'utiliser des remises de quantité).

2. Coût de la commande

Il s'agit des coûts engendrés par le simple fait d'émettre un ordre et de devoir ensuite procéder à des activités telles que l'entrée des marchandises, les contrôles ou le stockage. Il s'agit d'un coût qui n'est pas lié à la quantité acquise et qui se compose par exemple des frais de personnel, du traitement des documents d'achat, des frais bancaires, des frais de traitement des données.

3. Coût de détention

C'est le coût qu'une entreprise doit supporter pour le simple fait de devoir stocker des marchandises dans un entrepôt. Ces marchandises gèlent en fait le capital, occupent de l'espace et, parfois, nécessitent un entretien. Ce coût est composé d'éléments qui ne varient pas en fonction de la quantité de stock détenu (loyer de l'entrepôt, personnel dédié, etc.) et de ceux qui varient en fonction de la quantité (assurance, intérêts sur le capital investi, etc.). Il est pratique d'exprimer le coût de détention des stocks en pourcentage de la valeur des marchandises stockées dans une certaine période de temps.

4. Coût de l'amortissement

Il s'agit du coût lié à la détérioration physique et/ou technique (obsolescence) des marchandises qui restent longtemps dans l'entrepôt. Ce coût peut être exprimé de 2 manières différentes :

- En pourcentage annuel de la valeur des marchandises dans l'entrepôt (par exemple, on peut dire que l'entrepôt "se déprécie" de 3 % par an).

- En euros par unité de marchandises restant dans l'entrepôt à la fin de l'année. Dans ce cas, le montant pourrait être calculé comme la différence entre le prix de vente et le prix de production.

5. Coût de l'absence de stock

Il s'agit du coût engendré par l'impossibilité d'expédier les demandes rapidement en raison d'un manque de stock. Si le client est en mesure d'attendre (par exemple en situation de monopole), le coût de l'absence de stock peut ne pas exister réellement ou peut être mesuré en euros par unité manquante ou par unité de temps (c'est le cas typique des pénalités pour retard de livraison). Si le client ne peut pas attendre (ce qui est plus courant), l'entreprise perd la vente et enregistre donc un manque à gagner qui doit être exprimé en euros par unité manquante.

Les objectifs de l'entreprise peuvent être perçus différemment par les différents départements de l'entreprise, mais ils ont évidemment tous un objectif : la maximisation des profits.

Le service des ventes peut inciter l'entreprise à maintenir des niveaux de stock élevés afin d'éviter les retards de livraison, ou le service des achats peut vouloir réduire les coûts unitaires et le service de production peut vouloir réduire les coûts unitaires en augmentant la taille des lots de production. D'autre part, les responsables de l'administration ou de la gestion peuvent vouloir maintenir des stocks bas afin de minimiser les dépenses financières ou simplement pour réduire les quantités à conserver/maintenir.

Cependant, tout cela doit se traduire par un niveau de service adéquat (adapté au type de produit, à l'entreprise, à la concurrence, aux clients) et capable d'assurer le meilleur rapport entre les coûts et les recettes.

Pour ce faire, vous devez tout d'abord disposer d'une série d'informations sur :

1. les rentrées

2. Les résultats

3. Les contraintes

1. Informations nécessaires pour bien gérer les stocks par rapport aux rentrées

Les fournisseurs et leurs habitudes

Toute personne chargée de la gestion des stocks doit bien connaître ses fournisseurs actuels et futurs. Si ceux-ci sont nombreux, ou s'il existe plusieurs alternatives d'approvisionnement, ou encore s'ils sont rares, il existe plusieurs façons de conclure des partenariats qui garantissent un réapprovisionnement efficace et efficient des stocks. Il est également utile de connaître la rapidité avec laquelle ils peuvent livrer, leur ponctualité, ainsi que leur capacité à satisfaire les besoins urgents ou imprévus.

Prix

Un prix élevé ou bas pour un matériau ou un produit a un impact direct sur le niveau d'investissement qu'une entreprise peut supporter. Cette variabilité peut influer sur la possibilité ou la nécessité d'anticiper ou de reporter la planification de l'approvisionnement ou de la production.

Lots prédéfinis

Tous les systèmes de production et presque tous les fournisseurs imposeront des tailles de lot prédéfinies en dessous desquelles ils ne pourront pas produire ou acquérir un produit spécifique. Les tailles de lot minimales sont peut-être la question qui a le plus d'impact sur les niveaux de stock détenus par les entreprises dans des circonstances normales, car elles sont tenues d'accepter des quantités de réapprovisionnement supérieures à ce dont elles ont réellement besoin.

Conditions de paiement

Une entreprise qui acquiert ou produit des biens avant qu'ils ne soient nécessaires (bien avant que les chiffres de consommation ou de vente ne soient connus) verra ses coûts de stockage augmenter. Ce phénomène est évidemment atténué par tout retard dans le paiement des fournisseurs. Tant que les marchandises ne sont pas payées, il n'y a pas de véritable gel des capitaux.

2. Informations nécessaires pour bien gérer les stocks par rapport aux produits

Les clients et leurs habitudes

Quant aux fournisseurs, toute personne qui gère les niveaux de stock doit bien connaître ses clients actuels et futurs. Si vous êtes très soucieux du service, vous ne serez pas prêts à accepter que les marchandises soient épuisées. Si vous n'êtes pas très préoccupé par le service, vous pourriez prendre certains risques dans le but de minimiser les niveaux de stocks de sécurité. Il est essentiel de savoir si ces clients sont toujours les mêmes ou s'ils changent fréquemment. Vous ne pouvez pas satisfaire une demande si vous n'en êtes pas conscient.

Détérioration et obsolescence des marchandises

Certains produits ne peuvent pas être stockés tant qu'ils sont périmés et certains produits ont une durée de conservation illimitée. Certains produits ne changent jamais et ne perdent jamais la faveur du marché, et certains, tout en restant intacts, restent dans l'entrepôt et prennent la poussière. Le gestionnaire du stock doit bien connaître tous les produits. Tout a un coût de stockage, mais certaines choses coûtent plus cher que d'autres et spéculer sur les stocks (quantités réduites) de produits périssables ou en risque d'obsolescence peut finir par vous coûter cher.

La demande future

C'est en même temps l'un des éléments d'information les plus importants à posséder et pourtant le plus difficile à obtenir. Une entreprise (qui ne travaille pas avec des commandes en cours) ne peut pas se résigner à ne pas faire de prévisions et il vaut toujours la peine d'essayer d'utiliser des systèmes scientifiques à cette fin. N'oubliez pas que les départements des ventes et du marketing doivent également faire des prévisions, mais si ce n'est pas le cas, cette tâche doit incomber au gestionnaire des stocks.

3. Informations nécessaires pour bien gérer les stocks par rapport aux contraintes

Espace disponible

L'espace disponible dans l'entrepôt est une contrainte qui peut avoir un effet majeur sur la gestion des stocks. Par exemple, disposer d'un espace suffisant permet d'introduire des fournitures en grands lots, ce qui peut simplifier les activités d'entrée de marchandises mais qui risque évidemment d'occuper tout l'entrepôt. Un espace réduit vous limite cependant à un réapprovisionnement fréquent et bien organisé. Dans le monde des affaires, nous rencontrons parfois un paradoxe : les entreprises les mieux organisées sont celles qui disposent de moins d'espace. Cela est dû au fait qu'elles s'appuient sur une technologie de stockage vertical automatique.

Les ressources de gestion interne

Ce sont toutes ces ressources qui ont un impact substantiel sur la performance des processus de réapprovisionnement et de distribution, comme la disponibilité des travailleurs et du personnel d'entrepôt et les systèmes automatisés de prélèvement et de remplissage. Les entreprises qui investissent le plus judicieusement obtiennent des avantages concurrentiels incontestables.

Les contraintes financières

Les entreprises les plus "riches" sont toujours mieux placées que les moins riches, même dans le domaine de la logistique. Cela peut sembler évident, mais c'est vrai. Les entreprises disposant de ressources financières peuvent choisir d'acheter en grandes ou en petites quantités, ou entre des stocks spéculatifs ou purement physiologiques, entre des entrepôts automatiques ou manuels, grands ou petits, ou entre la gestion interne ou l'externalisation.